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iWare發言人
May 05, 2020
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線上研討會新手必看,七種搞砸研討會的常見問題

Microsoft Teams、Google Meet、Cisco Webex、Zoom、Cyberlink Umeeting...這些線上研討會的軟體在2020年的疫情,發揮了重要的功用,也讓線上研討會(Webinar)成為趨勢,企業、社團、學校紛紛接觸這個新工具,維持人與人之間的訊息傳遞與溝通。

線上研討會與一般研討會不同,大量仰賴網路通訊與科技,你需要注意更多技術上的細節,才能成功舉辦一場成功的研討會。以下分享網路通訊公司Arkadin於部落格中,分享七個會毀了線上研討會的問題:


圖片來源: https://blog.arkadin.com/en/webinar-nightmares/

緊張的講師

許多講師沒有舉辦線上研討會的經驗,所以會較一般研討會緊張,例如:用戶是否看到內容?如何切換簡報?如何播放影片給用戶觀看...這些手忙腳亂的操作容易讓線上研討會失敗。建議講師可以先行練習,記住常用的功能,減少緊張引發的操作錯誤。

 

過少的聽眾

根據報告指出,一場線上研討會可以吸引到223人,但是真正來到線上聆聽的人卻少了許多,甚至不到一百人。要避免這個問題,可以在行銷上多著力邀約更多人,也別忘了活動開跑前一天,發出通知信給你的研討會聽眾,提醒大家準時出席。

 

用戶登入困難

想想你我第一次登入線上研討會,是否曾經遇到過登入的困難?你曾經遇到的困難,用戶也會遇到,例如軟體的安裝、會議碼的輸入、資料的填寫...等。盡量簡化這一些步驟,若是可以,挑選的線上研討會軟體要盡量符合用戶習慣,簡單易用尤佳。

 

背景噪音

進入研討會後,可能會出現莫名的雜音,或是阿貓阿狗的叫聲...這些都會讓線上研討會的用戶困惑與分心。大多研討會軟體都有全體靜音的功能,妥善使用這個功能可以減少不必要的噪音。

 

缺乏參與感

當一個研討會順利進行,人員都正常上線,簡報也十分順暢,這是一個好現象嗎?不,太過安靜了,缺乏參與感的研討會,也會讓人感到無趣。講師應該準備不同的素材,例如影片、動畫、攝影鏡頭等元素讓簡報豐富些,此外線上研討會多有分組討論、線上投票等機能,你可以試試看這些讓用戶活躍的工具,這些功能或許有些複雜,可以交給技術助手協助處理。

 

技術問題

許多不可預期的錯誤,例如麥克風突然沒有聲音,簡報畫面中斷了,或是其他沒有發生過的技術問題,即使問題處理好了,用戶也跑了一堆,一個好的線上研討會就這樣毀了。講師應該要有基礎的排除問題能力,然後安排一位經驗豐富的工程師在旁,在短時間內將技術問題排除掉。

(小編經驗分享:有WIFI就別用4G連線,有固網就別用WIFI,可以減少網路穩定性的問題)

 

問答不踴躍

一場線上研討會結束之後,大多會請用戶提出問題,此時是一個很重要的時刻,若無人發問,會突顯研討會缺乏互動,事實上,大部分的人也不會此刻發問。為了避免這個窘境,講師可以先準備幾個口袋問題,若真的無人發問可以派上用場,若有不少人發問,找個專業的助理人員協助整理問題,讓講師專心回答問題可提昇活動品質。


文章參考來源 https://blog.arkadin.com/en/webinar-nightmares/

 

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